Betydningen av øvelser
Enhver virksomhet kan bli utsatt for situasjoner som avviker fra daglige rutiner. Det kan være ulykker, spionasje, cyberangrep, utpressingsforsøk, produksjonsstans, etc. Fellesnevneren for en slik hendelse er at den ikke er dagligdags.
Mange virksomheter har gjort gode risikovurderinger og har laget gode prosessbeskrivelser (inkl. beredskapsplaner) for hva de skal gjøre i tilfelle en uventet hendelse inntreffer, men det er et fåtall som faktisk øver på beredskapsplanen.
En beredskapsplan må være kjent av de ansatte, og de som har et ansvar i henhold til planen må forstå sitt ansvar. De fleste virksomheter skifter fra tid til annen ansatte, og derfor er det viktig at også de nye ansatte får opplæring i hva deres rolle er i ulike situasjoner. Et annet moment er at risikobildet kan endre seg, og med det behovet for å justere beredskapsplaner.
Ved jevnlig å øve på ulike situasjoner vil en virksomhet lettere håndtere en krise når den inntreffer. Krisen vil neppe være lik den situasjonen som har blitt øvd, men de ansatte vil være tryggere på hvem som har hvilken rolle, og det vil være lettere å håndtere den oppståtte situasjonen. Bare det å vite hvem som inngår i kriseledelsen, hvor kriseledelsen skal møtes og vite hvem som har ansvar for hva, vil gi et stort fortrinn den dagen en reell krise inntreffer.
Hva kreves av innsats?
En øvelse må ikke være stor og ressurskrevende. Ofte vil det være tilstrekkelig å gjennomføre en skrivebords øvelse (table-top) hvor en situasjon blir presentert. Deltakerne diskuterer så den oppståtte situasjonen, avklarer hva de gjør og hvem som gjør hva. Det vil underveis være en utvikling i situasjonen ved at det tilkommer ny informasjon, som igjen fordrer at deltakerne på nytt vurderer situasjonen. En table-top øvelse med tre ulike situasjoner kan gjennomføres innenfor en tidsramme på tre timer, og likevel gi et godt øvingsutbytte. I etterkant av øvelsen er det viktig å evaluere det som ble gjort samt å justere beredskapsplanen og prosedyrer dersom det er avdekket feil eller mangler i planverket.
Hvorfor ikke bare gjennomføre øvelser selv?
Mange har kompetanse og erfaring som tilsier at planlegging, gjennomføring og evaluering kan gjøres uten ekstern bistand. Det er likevel en stor fordel å benytte noen utenfra, som diskusjonspartner i både planleggings- og evalueringsfasen. Men aller mest er det svært fornuftig å få bistand utenfra ifm. selve gjennomføringen. Dersom øvelsen skal bli gjennomført på best mulig måte er det vår erfaring at alle deltagere blir ekstra skjerpet når noen “ukjente” fasiliterer øvelsen og er den som skal gi kriseledelsen tilbakemelding på hvordan de håndterer arbeidsoppgavene. Det er også lettere for noen utenfra å gi topplederne (som er involvert på ulike måter) konstruktiv og fullstendig ærlig tilbakemelding på deres prestasjoner. Dersom en “underordnet” har denne rollen kan det ofte bli en noe uheldig dynamikk i både gjennomførings- og evalueringsfasen.
Interessert i bistand til å bli bedre?
Vi i Agenda Risk har meget god erfaring og kompetanse til både å planlegge og gjennomføre øvelser. Ta kontakt dersom din virksomhet har et ønske om å høre mer om mulighetene for å gjennomføre en øvelse.